نوشته‌ها

مدیریت زمان

در دنیای پرمشغله‌ی امروز،تنها موردی که با همه‌ی فعالیت‌ها، سرگرمی‌ها، جلسه‌ها و پروژه‌ها ، با آن سر و کله میزنیم، مسئله‌ زمان است. شاید، بدون داشتن یک برنامه‌ی زمانی دقیق و مشخص، رسیدگی به همه این فعالیت‌ها، امکان نداشته‌ باشد. حال، مشکل از جایی بیشتر می‌شود که با وجود همه ‌ی مسائلی که نیازمند زمان است، شبکه‌های اجتماعی نیز با جذابیت و نوآوری ‌های جدیدشان، وقت زیادی از ما بگیرند. در همین راستا و در این مقاله سعی بر این داریم با یک تکنیک ساده برای مدیریت زمان آشنا می‌شوید.

من عادت داشتم زیاد کار کنم…۶۰ ساعت،  ساعت ۸۰یا حتی ۱۰۰ ساعت در هفته کار می‌کردم.

همیشه اجازه می‌دادم که شغلم بخش مهمی از شخصیتم را شکل دهد. ساعت‌های کاری زیادی که داشتم را مانند یک مدال افتخار به گردنم می‌انداختم و به همه نشان می‌دادم. عاشق این بودم که به بقیه در مورد ساعت‌های زیاد کاری‌ام توضیح دهم و بگویم که چقدر سرم شلوغ است. برای‌تان آشنا به نظر می‌رسد؟حالا با نگاهی به گذشته می‌بینم که از کارم برای پر کردن یک فضای خالی که درونم وجود داشت استفاده می‌کردم.

مشکل این بود که این فضای خالی، مثل یک سیاهچاله بود. اهمیتی نداشت که چند ساعت در روز کار کنم. هیچگاه کافی به نظر نمی‌رسید. حتی حالم هم بدتر می‌شد.تا این که یک روز دیگر برایم کافی بود. راستش از کافی هم بیشتر بود. کارم را متوقف کردم و با بررسی اولویت ‌هایی که داشتم، زندگیم را ارزیابی کردم.نیاز به یک تغییر بزرگ داشتم. باید راه و روشی هوشمندانه‌ تر و بدون سختی برای کار کردنم پیدا می‌ کردم و با بهینه‌سازی روند کارم، کار بیشتری را در مدت کمتری انجام می‌دادم.

من به تکنیک پومودورو نیاز داشتم. در این مقاله می‌خواهم چگونگی تغییر مسیر کاری و در نهایت مسیر زندگی‌ام را شرح دهم که با این سیستم مدیریت زمان ساده و شگفت‌آور محقق شد. امیدوارم برای شما هم همین‌گونه عمل کند.

🔱پومودورو چیست؟

در طی سال ‌های کاری‌ام، درباره‌ی یک سیستم مدیریت زمانی به نام تکنیک پومودورو شنیده‌ بودم. خیلی ساده به نظر می‌رسید. اما همانطور که می‌گویند، ساده‌ترین چیزها اغلب بهتر کار می‌کنند.

من مقاله‌ای از فرانچسکو سیریلیو، خالق این تکنیک را خواندم. او در این مقاله‌ی سال ۲۰۰۶ خود ماهیت تکنیک پومودورو و روانشناسی پشت آن را توضیح داده بود. یادگیری این سیستم مدیریت زمانی که در نوع خود روشی انقلابی محسوب می‌شود، به شکل فریبنده‌ای آسان است و به کارگیری درست و به جای آن زندگی را تغییر می‌دهد. به طور کلی تکنیک پومودورو را می‌توان به ۴ اصل بنیادی زیر تقسیم کرد:

🔱۱. کار کردن همگام با زمان و نه بر خلافش

بیشتر ما به گونه‌ای زندگی می‌کنیم که انگار زمان دشمن ماست و برای اجرا کردن قراردادها و تحویل آن در موعد مقرر با آن مسابقه می‌دهیم.

تکنیک پومودورو به ما یاد می ‌دهد که به جای دست و پنجه نرم کردن با زمان، همگام با آن عمل کنیم.

مدیریت زمان

مدیریت زمان

🔱۲. از بین بردن فرسودگی ناشی از کار

استراحت‌های کوتاه و برنامه‌ریزی شده هنگام کار، احساس دویدن روی شعله‌ها را که ناشی از وارد کردن فشار بیش از حد به خود است، از بین می‌برد. در صورت پیروی از این سیستم، فشار بیش از حد و خستگی تقریبا غیرممکن است.

🔱۳. مدیریت حواس ‌پرتی ‌ها

تماس‌های تلفنی، ایمیل‌ها، پیام ‌های فیس بوک و تلگرام و مسائلی از این قبیل دائم ذهن را درگیر و منحرف می‌کنند. معمولا می‌توان این عوامل حواس‌پرتی را به تعویق انداخت. تکنیک پومودورو به شما کمک می‌ کند که این درگیری های ذهنی را ثبت و برای بعد از ساعت کاری اولویت‌بندی کنید.

ادامه دارد…

 مشاهده مقالات بیشتر 

۲۱ نکته برای رهبری و مدیریت تیم

نکته هایی برای مدیریت زمان در کلاس

بهترین روش مدیریت به چه صورت به وجود می آید؟

 

مدیریت زمان

چند سال پیش من تحقیقی بین‌المللی درباره‌ی بیش از ۲۰ هزار رهبر و صاحب کسب‌وکار در سراسر جهان انجام دادم. بسیاری از کارآفرینانی که با آنها صحبت و مصاحبه کردم میلیونر بودند؛ بیشتر به‌خاطر ایده‌های هوشمندانه‌شان، سخت‌کوشی و عادت‌های مدیریت زمان.

در این مقاله میخواهیم ۳ عادت مدیریت زمان مشترک ، بین بیشتر میلیونرهای کسب ‌وکارهای کوچک را به شما معرفی کنیم.

🔱عادت ۱: روی درخت ها تمرکز می‌کنند، نه روی جنگل

بیشتر کارآفرینان خیلی موفق که با آنها صحبت کرده‌ام، عادت داشتند که پروژه‌ها و هدف های بزرگ خود را به قسمت های کوچک‌تری تقسیم کنند. این کار به آن‌ها کمک کرده بود تا راحت تر و سریع تر عمل کنند، درحالی‌که ‌زمان باعث می‌شد کمتر حس کنند که کلی کار روی سرشان ریخته است.

از خود بپرسید: در حال انجام چه پروژه‌ی بزرگی هستم یا چه پروژه ای را می‌خواهم انجام دهم؟ چگونه می‌توانم این پروژه را به قطعات کوچک ‌تری تقسیم کنم که مدیریت آن‌ها ساده‌تر باشد؟

🔱عادت ۲: هنگام تکمیل کارها و پروژه هایشان ، حس مثبتی دارند

بیشتر افراد تا آخرین قدمِ مانده به تکمیل یک پروژه یا کار بزرگ اصلا احساس اتمام، رضایت یا انجام کاری مفید ندارند. اما صاحبان کسب‌وکار موفقی که من با آنها مصاحبه کرده‌ام، این‌گونه نبودند.ولی بالعکس، آنها برای هر کاری که به سرانجام می‌رساندند، احساسی مثبت و اشتیاق داشتند؛جدا از اینکه کاری که انجام داده‌اند، چقدر بزرگ به‌نظر می‌رسید.

آنها قبل از رونمایی کارشان، زمانی‌که ۱۰۰ درصد کار به‌پایان رسیده بود، منتظر اتفاق خاصی نبودند و به‌جای آن، در تمام طول مسیر با جشن گرفتن و به رسمیت‌شناختن برای دست‌یافتن به اهداف‌شان، با قدرت به حرکت خود ادامه دادند.

مدیریت زمان

مدیریت زمان

🔱عادت ۳: متعهد به زمان‌ مشخص کارهایشان و مدیریت زمان هستند

بسیاری از میلیونرهایی که با آنها مصاحبه کرده‌ام برای کسب قدرت زمان‌بندی و ساخت یک برنامه‌ی زمانی کاری ،از این سه گزینه ساده استفاده می‌کردند و به شما هم توصیه می‌کنیم طبق آن عمل کنید:

🔱زمان‌های قدرت خود را شناسایی کنید.

هر کسی در مرحله هایی ، افت‌ و خیزهایی در وضعیت انرژی، توجه و تمرکز خود دارد. با دانستن و درک الگوهای انرژی خود می‌توانید یک برنامه‌ی زمانی بسازید که از افت‌ و خیزهای شخصی شما استفاده‌ی مفید کند.

🔱برای انجام کارها بلوک‌های زمانی کنار بگذارید.

زمان‌های قدرت خود را در ذهن داشته باشید. در تقویم روز، مدت‌ زمانی خاص را برای انجام موردی مشخص، تعیین کنید. مقاطع زمانی که بیشتر میلیونرها استفاده می‌کردند، بین ۱۵ تا ۴۵ دقیقه بود و خیلی‌ها هر چند ساعت، ۱۰ دقیقه را برای استراحت استفاده می‌کردند تا به مغزشان فرصت پردازش اطلاعات را بدهند و با ذهنی باز و جسمی تازه به کارهایی بعدی بپردازند.

مدیریت زمان

مدیریت زمان

در آخر

برنامه‌ی زمانی خود را فقط در فکر خود آماده نکنید، آن را بنویسید. چه از یک دستیار دیجیتال شخصی استفاده کنید یا از یک برنامه‌ی تقویم یا از یک دفترچه‌ی سفید کهنه، داشتن یک نمونه نوشته‌شده از برنامه‌ی زمانی،کاری کلیدی است.

چیزی که معمولا وجود ندارد، عادت‌ها یا نظم لازم برای انجام آن کار در بهترین روش ممکن است. به این فکر کنید که شما تا میلیونر شدن فقط به‌ اندازه‌ی چند عادت مدیریت زمانی کوچک فاصله‌ دارید.

 مشاهده مقالات بیشتر 

ده نکته برای مدیریت زمان

روش های افزایش اعتماد به نفس در سخنرانی

۶نکته برای پیشرفت در مدیریت کسب و کار های کوچک

مدیریت زمان

وقتی در جایی منتظر هستید، انگار زمان از حرکت می‌ایستد. هرچه این انتظار طولانی ‌تر شود، شما هم بی‌حوصله ‌تر و کلافه ‌تر می شوید و مدیریت زمان خود را از دست میدهید.حتی ممکن است به‌خاطر روحیه ‌ی بدی که پیدا کرده‌اید، بقیه‌ی روزتان را نیز از دست بدهید. چنین شرایطی برای همه پیش می‌آید؛ گاهی اوقات می‌توانید از قبل پیش‌بینی کنید که قرار است منتظر بمانید و گاهی اوقات هم نه.

پس به‌ نفع خوتان است که دیدتان به زمان انتظار را تغییر بدهید،مدیریت زمان داشته باشید و به کارهای جالبی فکر کنید که می‌توانید در این اوقات انجام دهید.در این مقاله، چند ایده‌ی کاربردی برای مدیریت زمان در اختیار شما قرار می‌دهیم که امتحان ‌کردن‌ آن ها خالی از لطف نیست و دفعه‌ی بعد که مجبور شدید منتظر بمانید، آنها را به‌کار ببرید تا این زمان سریع‌تر سپری شود و شما نیز بتوانید مدیریت زمان های مرده خود را بدست بگیرید.

همه‌ی شما در چنین موقعیت‌هایی بوده‌اید: به‌موقع به مطب پزشک مراجعه می‌کنید، اما متوجه شدید آنها از برنامه ‌ی زمانی ‌شان عقب ‌اند و ۴ نفر دیگر که قبل از شما نوبت داشته‌ اند، هنوزمنتظر‌ند؛ ساعت‌ها در فرودگاه منتظر می‌مانید، اما درنهایت اعلام می‌کنند پرواز شما تأخیر دارد یا ساعت آن عوض شده است؛ مراجعه‌ی کوتاه ‌تان به اداره‌ی پست، یک ساعت طول می‌کشد.

همچنین اگر پدر یا مادر هستید، به‌خاطر فعالیت‌های مربوط به فرزندان‌تان (مانند تمرین فوتبال، درس‌های شنا، کلاس‌های زبان و…) احتمالا زمان‌های انتظارِ ازپیش برنامه‌ریزی‌شده خواهید داشت. هنگامی که سرتان شلوغ است و تحت فشار هستید، حتی انتظاری کوتاه نیز، تمام‌ نشدنی به‌نظر می‌رسد. هر لحظه‌ای که منتظر می‌مانید، دقیقه‌ای است که هدر می‌رود و دیگر برنمی‌گردد.

اگر برنامه‌ی مفیدی برای استفاده از «زمان انتظار» نداشته باشید، ممکن است خسته‌کننده ‌ترین زمان را پیش روی خود داشته باشید.پس فقط با کمی برنامه ‌ریزی، نه ‌تنها می‌توانید این زمان را به زمانی مفید و کابردی تبدیل کنید، بلکه ممکن است با کمال تعجب متوجه شوید که مشتاق آن نیز هستید.

۱۰ نکته‌ های زیر به شما کمک می‌کنند که مدیریت زمان داشته باشید و از زمان‌های انتظارتان حداکثر استفاده را ببرید:

۱. گوشی هوشمندتان ، راهی برای مدیریت زمان، استرس‌ زدایی و تمدد اعصاب

با گوشی هوشمندتان بازی کنید، چرخی در اینترنت بزنید و به ایمیل‌ها و شبکه های اجتماعی مورد علاقه تان سری بزنید. مجله بخوانید. همیشه کتابی به‌همراه داشته باشید.موسیقی مورد علاقه تان را گوش کنید. مسئله‌ی مهم این است که در زمان های انتظار به ‌طورعمدی و آگاهانه استراحت و تفریح کنید، نه اینکه تمام این کارها را فقط به‌خاطر بی‌حوصله‌ بودن‌ تان انجام دهید.

۲.برای بقیه‌ ی روزتان، برنامه ‌ریزی، مدیریت زمان و سازمان ‌دهی داشته باشید

اکثر ما آن ‌قدر سرمان شلوغ است که مانند موش‌هایی که در مسیری هزارتو می‌دوند، اغلب بر اثر سرگردانی به بن‌بست می‌رسیم. از زمان انتظار برای ایجاد فهرستی از کارهای لازم استفاده کنید و سپس روزتان را به‌نحوی اولویت‌بندی یا سازمان‌دهی کنید که پس از پایان زمان انتظارتان، به بهترین نحو ممکن به بقیه‌ی کارهای‌تان برسید.

۳. به تماس‌های تلفنی‌تان برسید

در طول هفته آن‌قدر سرتان شلوغ است که نمی‌توانید به دوستان و عزیزان‌تان تلفن بزنید؟ آخر هفته‌ها آن‌قدر احساس سستی و تنبلی می‌کنید که حوصله ندارید تلفن را بردارید و حال کسی را بپرسید؟ زمان انتظار شاید وقت مناسبی برای برقراری چنین تماس‌هایی باشد.

۴. طرف دیگر مغزتان را ورزش دهید

اگر شغل شما عمدتا به مدیریت زمان و تفکر منطقی نیاز دارد، از این زمان برای تمرین ‌دادن بخش خلاق مغزتان استفاده کنید. به روش دودِل (Doodle) نقاشی بکشید، شعر بنویسید، داستان خوبی برای زمان خواب بچه‌ها بسازید، با گوشی هوشمندتان سرگرم شوید یا به عکس‌های موجود در اینترنت نگاهی بیندازید. برعکس، اگر در حرفه‌ی خلاقی مشغول فعالیت هستید، از این زمان برای به‌کارگرفتن سمت منطقی مغزتان استفاده کنید. جدول کلمات متقاطع یا سودوکو حل کنید، حساب ‌و کتاب‌های دسته‌چک ‌تان را انجام دهید یا برای کنسرت آینده بلیت رزرو کنید.

مدیریت زمان

مدیریت زمان

۵. با امکانات گوشی‌تان بیشتر آشنا شوید

حتی ساده ‌ترین تلفن‌ها نیز این روزها، یادآور، زنگ هشدار، ماشین‌حساب و… دارند. تلفن‌های هوشمند دارای امکانات و برنامه‌های کاربردی فراوانی هستند که برای سردرآوردن از همه‌ی آنها به زمان زیادی نیاز دارید.برای مدیریت زمان و حتی جلوگیری از کلافه شدنتان درایستگاه اتوبوس یا مطب پزشک،موقعیت خوبی برای آشنایی با تمام امکانات تلفن همراه‌تان است.

(برای مطالعه مقالات بیشتر در این مورد ایــــــنــــــــجـــــــا  کلیک کنید)

۶. با کسی مشغول صحبت شوید

هرگز چیزهایی را که می‌توانید از افراد غریبه بیاموزید، دست‌کم نگیرید. ممکن است رستوران جدیدی کشف کنید یا بتوانید مشکلی آزاردهنده را حل کنید یا اسرار بزرگی از زندگی بیاموزید که فقط افراد عارف یا مرموز می‌توانند به شما یاد دهند. لذت کمک‌کردن به افراد غریبه را ناچیز ندانید. ظاهرشدن در نقش فردی آگاهی‌دهنده یا حل‌کننده‌ی مشکل یا معلمی معنوی ممکن است تأثیر مثبتی بر بقیه‌ی روزتان بگذارد.

مدیریت زمان

مدیریت زمان

۷. اجازه دهید حواس‌تان پرت شود

به ذهن‌ خود اجازه دهید خیال‌بافی کند، البته نه از آن نوعی که شامل زندگی روزمره‌تان می‌شود و جزئیات خسته‌کننده‌ای دارد، چون فقط باعث می شود بیشتر دچار استرس شوید. درعوض به کار افسانه‌ایِ دلخواه‌تان یا تعطیلات فوق‌العاده‌ی آینده‌تان فکر کنید. این نوع خیال‌بافی ممکن است باعث آرامش شما شود و از کجا معلوم؟ شاید جرقه‌ای برای ماجراجویی جدیدی باشد.

۸.امکانات و  نعمت‌های‌تان را بشمارید

ما آن‌ قدر درگیر مشغله‌های روزمره‌ خود هستیم که به ‌سختی وقت پیدا می‌کنیم نعمت‌های ‌مان را بشماریم. می‌توانید برای مدیریت زمان تان در زمان های انتظار، درمورد تمام چیزهای خوبی فکر کنید که در زندگی‌تان دارید و همچنین برای همه‌ی کسانی که به فراهم‌شدن آنها کمک کرده‌اند، دعای خیر کنید. نقش خودتان را در امور موفق زندگی‌تان دست‌کم نگیرید؛ قدردان تمام چیزهای خوبی باشید که در شما وجود دارد، و از این طریق روحیه‌تان را تقویت کنید.

۹. مراقبه کنید

تقریبا در هر جایی می‌توان مراقبه کرد، بدون آنکه به هیچ‌گونه وسایل، موسیقی خاص، نشستن در وضعیتی بخصوص یا تکرار ذکری ویژه نیاز باشد. مراقبه فقط وسیله‌ای برای آرام‌کردن ذهن و رهایی از استرس است. آن را امتحان کنید.

مدیریت زمان

مدیریت زمان

۱۰. حرکات کششی انجام دهید یا ورزش کنید

یک بار در فرودگاه گیر افتاده بودم؛ توقف بین‌راهی طولانی و پروازِ به‌تأخیرافتاده، مرا به‌شدت کلافه کرده بود. درحالی‌که بدون هدف قدم می‌زدم، ناگهان در گوشه‌‌ای خلوت از فرودگاه، خانمی را دیدم که در حال انجام حرکات کششی بود. او آرام، متین و کاملا الهام‌بخش به‌نظر می‌رسید. بنابراین باتوجه‌به جایی که در آن هستید، مدیریت زمان داشته باشید و این مورد قطعا یکی از کارهایی است که می‌توانید مدنظر خود قرار دهید.

زمان انتظار به هر شکلی که باشد، اعم از برنامه‌ریزی‌شده یا به صورت اتفاقی، چیزی است که هیچ ‌کس آن را دوست ندارد. اما اگرمدیریت زمان داشته باشید و از آن به طرز صحیحی استفاده کنید، ممکن است بتوانید لذت ببرید و شاید حتی از آن استقبال کنید.

 مشاهده مقالات بیشتر 

۴۰ روش اصول فن بیان درهنگام برخورد با مشتری

۶نکته برای پیشرفت در مدیریت کسب و کار های کوچک

۷ ایده برای بازاریابی اینترنتی موفق