ما برای دستیابی به اهداف خود باید کارهای مرتبط به هم را انجام دهیم که زمان های معینی دارند و منابع مورد نیاز برای انجام آنها معمولا با محدودیت هایی مواجه هستند. به این مفهوم در یک کلمه پروژه گفته می شود. معمولا هنگامی که ما کلمه پروژه را می شنویم ،اولین تصویری که به ذهنمان می رسد پروژه های صنعتی و عمرانی است، در صورتی که برای یک دانشجو ، خرید یک دستگاه میکروفون و کارت صدا هم می تواند به عنوان یک پروژه تعریف شود.

باگسترش و تغییر روزافزون فضای کسب ‌و کار، پروژه‌های کوچک بسیار زیادی در داخل سازمان‌ها، با اولویت‌های بالا تعریف می‌شوند؛ پروژه‌های کوچک که با منابعی محدود، باید به انجام برسند. در این مقاله به بررسی مدیریت پروژه های کوچک میپردازیم که به شما کمک می‌کند، پروژه‌های خود را بدون برنامه‌ریزی‌های سنگین، مدیریت کنید.

نقش مدیر پروژه مشخص است!

مدیر پروژه در گروه‌های کوچک وظایف زیادی برای انجام دادن دارد. مثلاً خرید و تدارکات، مذاکرات فروش، مدیریت قراردادها و… در گروه‌های بزرگ‌تر افراد بیشتری مسئولیت‌های مدیریتی دارند و وظایف مدیریتی تقسیم می‌شود. در این گروه‌های کوچک مدیر باید به خوبی از وضعیت مشتری و موضوع پروژه پیش از آغاز آن مطلع و از نظر ذهنی کاملاً برای اجرای پروژه آماده باشد.

مدیر پروژه نماینده و یا جانشینی ندارد

مدیر پروژه یک گروه کوچک تمایلی به این ندارد که برای خود جانشین و نماینده داشته باشد و امور مدیریتی همچون: جلسات، بررسی بازه زمانی، مدیریت اسناد و گزارش‌های پیشرفت پروژه بر عهده اوست و اوضاع برای مدیری که عضو اجرایی پروژه نیزمی باشد، سخت‌تر می‌شود.

برای حل این مشکل باید واقع بین بود و توجه داشت که مدیر چه وظایفی را می‌تواند انجام دهد و وظایف و مسئولیت‌ها دقیقاً چیست و زمان کافی برای آن وجود دارد.

محدودیت منابع

مدیریت پروژه یک گروه کوچک می‌تواند با محدودیت منابع روبه‌رو شود و پروژه گروه از اولویت خارج شود و منابع و بودجه به پروژه‌های دیگر اختصاص یابد که این کار، بر روحیه ی اعضا تأثیر منفی خواهد گذاشت. چراکه کارکنان نمی‌خواهند در گروهی کار کنند که کارشان مهم دیده نمی‌شود و اغلب افراد به دنبال همکاری با پروژه‌های بزرگ و با بودجه‌های گسترده هستند.

 شناخت مدیر محصول ، مدیر برنامه و مدیر پروژه

در بسیاری از کسب و کارها برای رسیدگی به هر مورد سمتی مشخص تعریف شده است. اگرچه مدیر محصول، مدیر برنامه و مدیر پروژه اصطلاحاتی هستند که بیشتر در دنیای تکنولوژی کاربرد دارند، اما نمی توان از اهمیت قابل توجه آنها در زمینه های دیگری همچون تولید و بازاریابی کسب و کارهای مختلف نیز چشم پوشی کرد. در ادامه به بررسی مهم ترین تفاوت ها میان این سمت های مدیریتی و مدیریت پروژه های کوچک میپردازیم.

?مدیر محصول

مدیران محصول وظیفه تعریف اهداف تجاری استراتژیکی را دارند که منتج به راه اندازی پروژه های مختلف خواهند شد.آنها در مورد یک محصول از طراحی و تولید گرفته تا کیفیت نهایی مطلوب، مسئول هستند .همچنین ارزیابی و شناخت نیازهای مشتریان و ارائه راه حلی بهینه برای پاسخ گویی به این نیازها نیز بر عهده مدیر محصول خواهد بود.

? مدیر پروژه

مدیر پروژه مسئول اداره پروژه های در دست اقدام و همچنین طراحی پروژه های جدید است.

مدیر پروژه باید روند پیشرفت پروژه ها و یا چالش های ایجاد شده را طی گزارشی کامل به اطلاع سهام داران کسب و کار برساند. در واقع تمرکز مدیر پروژه باید بیشتر بر جنبه های عملیاتی کار باشد.مدیریت همزمان بودجه، منابع و فرصت باقی مانده برای اتمام اصولی پروژه، یکی دیگر از وظایف متعدد مدیران پروژه خواهد بود.

در واقع آن ها افرادی هستند که پس از کسب تجربه میدانی فراوان، وارد نقش های مدیریتی شده اند. مدیریت پروژه مجموعه ای از چندین واحد مدیریت ریسک، مدیریت منابع و مدیریت هدف خواهد بود. این دسته از مدیران باید تمامی خطرات پروژه را بررسی کرده و تا حد امکان اقدام به رفع آن کنند.

?مدیر برنامه

موقعیت مدیر برنامه از شرکتی به شرکت دیگر و یا از صنعتی به صنعتی دیگر کاملا متفاوت خواهد بود.به طور کلی، یک برنامه متشکل از پروژه های مرتبط به یکدیگر است و از این رو مدیران پروژه دائما به مدیران برنامه گزارش کاری می دهند.

بنابراین اگرچه بعد تاکتیکی و اجرایی مدیر برنامه کمرنگ تر از مدیر پروژه است، اما موفقیت تمام اجزای دخیل در یک برنامه وابسته به مدیر مربوطه بوده و به همین علت بار سنگینی را بر دوش خواهد داشت. یک مدیر برنامه باید فردی با دید وسیع باشد. آگاهی وی از چگونگی تاثیرگذاری تصمیمات بر پیشرفت کسب و کار اهمیت بالایی خواهد داشت. آنها پروژه های لازم برای دست یابی به هدف نهایی را تعریف می کنند.

? به طور خلاصه اینطور بگوییم که:

– مدیران محصول با چرایی یک محصول سر و کار دارند.

– مدیران پروژه با زمان یک محصول سر و کار دارند.

– مدیران برنامه با چگونگی یک محصول سر و کار دارند.

و در انتها

کاملا واضح است افرادی که مدیریت بهتری بر روی پروژه های شخصی و مدیریت پروژه های کوچک خود داشته باشند، بهتر و بیشتر به اهدافشان می رسند و موفقیت های بیشتری را کسب می کنند. از آنجا که در طول عمر هر فرد زمان و منابع ، برای صرف در پروژه ها محدودیت دارد ؛ هر فرد باید برای اهداف زندگی خود پروژه هایی را تعریف کند.

سپس با کمک برنامه ریزی یک نقشه کلی از کارهای هر پروژه در بازه های زمانی معین و منابع مورد نیاز آنها را تهیه نماید. تا بتواند حداکثر استفاده از زمان و منابع خود برای رسیدن به اهداف زندگی را داشته باشد.

مشاهده مقالات بیشتر

۶نکته برای پیشرفت در مدیریت کسب و کار های کوچک

بهترین روش مدیریت به چه صورت به وجود می آید؟

راه های اندازه گیری رضایت مشتری با روش نظرسنجی

مدیریت پروژه های کوچک